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摘要:随着经济全球化对各行各业带来的影响,贸易也呈现一体化的趋势,对加快国民经济健康、迅速、持续的发展意义重大。但是,我国进出口公司相应的内部控制却还处于起步阶段,在很大程度上制约了企业发展。本文阐述了内部控制的内涵,分析了进出口贸易公司内部控制中存在的问题,提出了完善进出口公司内部控制之对策。 关键词:进出口贸易;内部控制;风险控制;内部审计 随着社会经济迅猛发展,为了使自身仍然能够在竞争日益激烈的市场环境下立于不败之地,企业实施内部控制是必由之路。内控制度逐渐变成对一个企业的业务活动、经营活动成败与否的衡量准则。企业出现的不合法经营、会计信息偏离事实以及经营失败等现象很大一部分原因都是因为缺乏内控机制或者内控机制未能发挥其应有的效能。由于进出口公司也不例外,因此,对进出口公司内控机制进行研究,发现其存在的不足并且提出改进策略具有深远而重要的意义。 一、内部控制的内涵 企业内部控制即企业自身为了确保业务以及经营活动行之有效以及资产的完整性以及安全性,及时发现、防止或者纠正舞弊以及错误,力保会计信息完整性、合法性以及真实性而有针对性的在企业内部所制定并且执行的一系列程序、措施以及政策。内部控制最重要的目标即将虚假会计信息降到最低水平,确保资产得以完整以及安全,内控之基本目标是尽其所能帮助企业实现其经营目标。公司治理旨在确保公司按照正常轨道高效运行,防止经理或者董事等代理人对股东利益造成损害。公司只有使治理制度不断完善,才能够为企业实现其目标提供有力保障。构成一个完整的内控机制的要素应当和管理者对企业所采取的运营方式紧密相联,并且和管理过程息息相关,具体来说,包括控制活动、内部监督、风险评估、控制环境、信息以及沟通。实施内控的基本途径为:预算控制、成本控制、审计控制、实物控制、风险控制、授权批准以及组织规划控制等。 二、进出口贸易公司内部控制中存在的问题 (1)内部控制机制不够完善 进出口贸易公司所制定的内控制度能够对财务以及进出口业务环节里特别摘要的控制环节进行有效控制,在公司运行、经营以及发展中起着十分重要的作用。但是,由于思想上并未对内部控制有足够的认识,使得内控机制还不够健全,某些操作仍然沿袭着以往的习惯做法,并未形成有条理、有系统的规章制度,缺乏固定的、科学的流程。而各种制度以及条例是使内控机制得以落实的根本保障,如果制度自身就不够完善、科学、可行,内控机制就仅仅是一纸公文,成为摆设而无法发挥内控的实效,这对企业长足发展以及日臻完善无疑是一种障碍。 (2)内控观念较为淡薄 由于会计业务不断发展,为了在市场经济浪潮中得以稳步发展,有力预防金融风险,我国陆续出台了一系列会计制度。但是有些进出口公司会计人员却缺乏必要的法律意识,业务操作并未遵循应有的规则,缺乏责任感以及事业心,轻易相信他人,认为同事之间应当相互信任以至于不讲原则,将自己业务上对应的各种密码以及口令等都全部告知他人,相互之间都对彼此的业务以及公司财务状况了如指掌,使得内控机制的建立与对应的考核之间相互脱节;更有甚者使得内控机制仅仅停留在纸面上,并未真正贯彻执行,形同虚设,有令不禁以及有章不循现象较为严重;少部分公司更是忽视内部控制,并未建立对应的机制,使得业务流程无章可循,具有较大的随意性。此外,有些公司管理者也缺乏必要的内控意识,这样就使的公司所建立起来的内控制度并不严格,并未形成一种良好的公司内控的氛围。上述种种情况都可能使公司面临不同程度的风险。 (3)对业务流程缺乏有效控制 进出口贸易公司对应的业务流程主要涵盖进出口前相应的准备、对进出口合同进行商讨、报验以及备货、信用证的改正、审证以及催证、租船订仓、办理报关以及保险、议付等一系列环节。但是就目前而言,我国大多数进出口贸易公司并未针对上述流程制定相应的内控规则,难以对这些流程进行有效、准确的控制,不仅不利于交易顺利完成,使经营目标难以按照预期实现;甚至可能给对方可乘之机,利用对方国家严苛的法规条文造成贸易壁垒,抑或提出某些不合理要求,致使我方蒙受大额赔偿损失。进出口贸易公司相应的业务流程控制不力主要体现在以下方面。 第一,单证管理较为薄弱。单证管理决定了索赔、议付以及进出口合同相应的履行方式等环节能否顺利实施,是公司对应的进出口流程中至关重要的一个环节。但是当前很多公司对单证管理并不严格而且非常松懈,较为普遍的存在着传递不快、职责不明、报关不严、流程不畅、处置不当等问题,造成业务流程缺乏应有的控制,给进出口贸易造成了巨大风险。 第二,业务人员全程包办整个流程。进出口业务自身对应的整个流程和那些制造业有所区别,制造业各个环节分别对应着各自的操作人员,而进出口业务往往是将所有业务以及整个流程全部交由相关人员,这些包办行为使得公司流程、订单、客户等资源载体日益呈现出个人化特征,使得公司不得不过分依赖业务人员,而缺乏对业务流程应有的约束以及控制。 第三,对国际结算方式缺乏严格的控制。进出口贸易中,国际上常见的结算方式为银行保函、汇款、备用信用证、信用证以及托收等,而信用证为举足轻重的方式,由改证、审证以及催证等环节组成。但是,很多公司并未对上述环节实施严格控制,因此难以觉察订立信用证过程中对方设置的某些陷阱条款以及软条款,使进出口公司时常蒙受信用证欺诈带来的损失。 (4)风险控制缺失 很多进出口公司对风险缺乏有效管理以及控制,表现为风险信息滞后、分散、缺失,风险决策的方法以及机制落后,且交易决策具有较大的盲目性以及随意性,缺乏科学、积极、可行、有效的规避风险对应的措施,财务、经营等部门之间互相冲突、互相脱节。因为管理措施滞后以及管理手段落后,使不少公司遭受了不必要的风险损失。 三、强化进出口公司内部控制的对策 (1)强化内部审计工作 在公司各级工作人员中,审计人员对内控占有特殊而又至关重要的地位。公司内部审计作为内控机制的组成部分,发挥着对内控机制其他环节进行监控之重要作用。现代公司管理中,内部审计者肩负着新的使命以及职责。所以,审计部门对应的工作不再仅限于监督公司内控是否得以落实,同时还应当协助组织经营软控制环境,协助内控机制设计。管理者应当营造一种积极、健康的组织文化,促使员工在业务活动中自觉向职业道德以及办事标准看齐。进出口公司应当采取积极措施尽量完善其内控制度,对境内外相关结构经济管理以及财务活动定期的监督、评价以及检查,建立重要经济指标对应的偏离预警报告机制。为了使财务监督切实有效,对境外机构对应的管理人员的离职,实施离任经济责任对应的审计,而对某些对外合作项目以及合同等,实施单项审计,监督、评估机构所设立的内控机制是否具有可行性以及是否行之有效,努力健全内控机制,确保公司圆满完成其预期的目标。 (2)对业务流程加强控制 强化对业务程序的控制在很大程度上影响到进出口贸易公司所制定的内控机制是否行之有效。业务进出口业务持续时间长、环节复杂并且风险大,所以,公司必须强化对业务各个环节的控制,从根本上改变所有业务都有业务人员全程包办的局面,减少交易决策不科学的盲目性以及主观性。如,在出口业务中,针对出口前一系列准备工作、办理保险、租订船舱、签订合同、报关储运、收汇核销、合同磋商、安排生产等环节,公司应当将其所对应的责任层层落实,明确规定其相应的工作流程、工作要求、责任部门以及不同环节间互相协调以及衔接等事项,如对逾期却未退税或者未核销的报告和相应处理措施予以明文要求,制定防范套汇、逃汇、骗汇以及骗取出口退回等一系列措施。确保交易进行井然有序,摆脱公司对相关业务者过分依赖,对交易实施有效管理以及控制。 (3)健全内控制度 制定内控机制旨在确保公司内部相应的经济业务能够依据既定计划顺利落实,防止公司内部易于出现的舞弊行为或者差错,使会计资料保持完整与真实。第一,使凭证流转流程规范化,加大内部牵制力度。财务管账时,对审核、开票、记账、经办以及审批收付款等财务工作进行严格分离。对于收款凭证,财务人员应当开票之后再审核,之后收款,最后记账和制单。对支出凭证来说,应当报批之后再经办,经审核以及审批之后付款,最后将其交由会计人员进行记账以及制单。第二,对授权批准进行控制。行之有效的内控制度必然会对所有经济业务予以相应的授权,尤其是在货币资进出口贸易公司内部控制中存在的问题及对策金支出方面一定不允许超出审批权限,必须得到领导审批才能够允许那些大额资金以及货币支出,使资金以及货币流动完整并且安全。第三,内部会计机制必不可少。对会计记录准确性以及完整性、会计凭证予以明确规定。对内部会计职责、具体分工、权限以及组织形式明确规定,规范报表、复核账簿、审计凭证的方法。 (4)强化风险管理 进出口公司对应的风险具有复杂性以及多样性,且渗透于业务流程的方方面面,因此,风险控制对进出口公司完善内控机制十分必要。首先,对风险控制点予以准确确定,做到有的放矢;其次,建立合理的风险评估机制,一是为客户建立资信档案,甄别优质客户,保证交易安全,为进出口交易打好基础;二是为业务交易建立跟踪档案,规范审核合同之流程;三是建立完善的风险预警体系,及时发现,及早预防。再次,主动采取措施,积极防范风险,重点在于对合同予以严格评审,对合同条款中的细则进行推敲,对其理解进行理性评审。 参考文献: [1]欧秀英. 中小外贸企业的内部控制问题分析[J]. 商场现代化, 2008,(16) . [2]桂未名. 外贸企业内部控制建设应关注的几个问题[J]. 国际商务财会, 2008,(12) . [3]郑兴铎. 完善外贸企业内部控制的思考[J]. 财会通讯, 2001,(10) . [4]严继平. 外贸企业内部控制问题探析[J]. 当代经济(下半月), 2006,(08) . (作者单位:广西桂林市丰华进出口贸易有限责任公司)
